治療院・サロン経営をしていく中で、施術以外の仕事の管理はどのように行っているでしょうか？
やるべきことを洗い出し、優先順位を付け、実行する担当者を決める。これらを「見える化」することで仕事を円滑に進めていくことができますよね。
メモ帳や手帳への手書きやエクセルでの管理の場合、進捗状況の把握が難しく仕事内容自体も不明瞭になりがちです。
今回は仕事を円滑に進めていくにあたり、仕事内容や進捗状況を見える化してくれるタスク管理ツールをご紹介します。
●タスク管理ツールとは？
タスク管理ツールは、日ごろの仕事の進捗状況や、仕事内容を共有することができる管理ツールです。
タスク管理ツールを使えば、仕事内容の洗い出しから、優先順位付け。さらに担当者を決めたり、期限を決めたりできます。
実際に仕事を進めていくにあたり、現在の進捗状況をチーム間でも共有できます。
上記はTrelloというタスク管理ツールです。このように仕事が見える化されることで、仕事を円滑に進めやすくなります。
●タスク管理ツールのメリット
タスク管理ツールのメリットを整理しました。
１．仕事が見える化する
仕事の内容、優先度、期限、担当者。いますぐ取り組むべきこと、将来取り組む予定のことなど仕事の全体像を見える化します。
まずは現状を把握することが円滑に仕事を進める上で大切ですよね。
2．進捗状況が見える化する
進捗状況が見える化するため、チーム間での情報共有が簡単にできます。
また、個人においても曖昧になりがちな完了期限が見える化されるため、予定通りなのか、予定より遅れているのかが明確にわかります。
3．振り返りができる
見える化された管理ツールがあることで、これまで取り組んできた仕事への振り返りがしやすくなります。
より良くしていくにはどうしたら良いか等、改善していく上で、振り返りは大切。それが抜け漏れなくしやすくなります。
4．アイデアを集約しやすい
タスク管理ツールで一元管理することで、ふと浮かんだアイデアを集約しやすくなります。
メモ帳の場合、書いたメモがどこかに行ってしまった、書いたけど見なくなってしまったなどが発生しやすいですよね。
エクセルの場合、パソコンを立ち上げる必要があり、記入するタイミングで思いついたことを忘れてしまったり、記入自体を忘れてしまうこともあるかと思います。
クラウド型タスク管理ツールであればスマホでアクセスできるので、思いついた瞬間に記入できチーム間でそれを共有することもできます。
「からだケア」チームも、タスク管理ツールを使って、個人個人がふとした瞬間に思いついたアイデアを集約し、瞬時に共有できるようにしています。
●タスク管理ツールの紹介
今回は無料から使えるタスク管理ツールをご紹介します。
Trello（トレロ）
先ほども少し紹介しましたTrello（トレロ）は、オーストラリアに拠点をおく企業Atlassian（アトラシアン）が提供しているタスク管理ツールです。
上記のように仕事ごとにカードを作成して、進捗状況に応じてドラッグ＆ドロップで移動していきます。
タスクの進捗状況をひと目で確認できますね。スマホアプリも用意されているので、ふとした瞬間に浮かんだアイデアも集約できますよ。
Jooto（ジョートー）
Jooto（ジョートー）は株式会社PR TIMESが提供しているタスク管理ツール。
全体像が見える化しており、情報共有もしやすい作りです。
下記のようなチャート図もあるので、細かいスケジューリングも把握しやすいですね。
Backlog（バックログ）
Backlog（バックログ）は株式会社ヌーラボが提供するタスク管理ツール。
先ほど紹介したカード形式のタスク管理ツールではなく、リスト形式で管理できます。
「今月のタスク」「来月のタスク」などを明確にし管理できます。また仕事内容にラベル付けすることで細かく管理できます。
「からだケア」チームも利用しているタスク管理ツールです。
●まとめ
タスク管理ツールを使うことで、仕事内容が明確になり、進捗状況も把握しやすくなります。それによって仕事も円滑に進んでいくでしょう。
アイデアを出すところから、実現させるまでもサポートしてくれます。
チームはもちろん個人においてもタスク管理が上手くいっていないと感じている場合、ご紹介したタスク管理ツールを活用してみてはいかがでしょうか。
