ファイル容量オーバーでメールが送れない時に使えるサービス

オンラインストレージサービス

「メールに添付するファイルの容量が大きすぎてメールが送れない」
「大容量のファイルを添付してメールを送ると迷惑がかかる」

そんなときメールにファイルを添付しないでも、ファイルを共有できるオンラインストレージサービスを紹介します。

●なぜ迷惑がかかるか

そもそもなぜ容量の大きなファイルを添付してメールができなかったり、送付できたとしてもメールの送信相手に迷惑がかかるのでしょうか。

その理由はメール用のサーバーは添付ファイルへの容量制限があるからです。

一定の容量を超えるファイルを送ろうとすると受け取りを拒否されてしまうのです。

また、仮にメール送信が出来たとしても、大容量のファイルは、受け手のメールサーバーの容量を圧迫することにもつながります。大容量のファイル添付をマナー違反と捉える人もいるでしょう。

●オンラインストレージサービスとは?

オンラインストレージサービスとは、ファイルをオンライン上で保存し共有するサービスです。

ファイルの受け手もオンライン上にデータが保存されているので、パソコンからでもスマホからでもいつでも確認ができます。ファイルを閲覧するだけであれば、ダウンロードも不要になります。

これまで物理的なCD-ROMやUSBにデータを保存し共有していた方法をオンライン上に移行したともいえます。オンラインストレージサービスによって、物理的にCD-ROMを渡す必要はなく、保存先のリンクを送るだけで共有できるようになったのです。

●その他のメリット

メール送付以外でのオンラインストレージサービスのメリットをみてみましょう。

いつでもどこでもチェックできる

オンラインストレージサービスに保存されたファイルは、いつでもパソコンやスマホからアクセスできます。

一元管理ができる

たとえば治療院・サロン経営において必要なファイル、たとえばチラシの元データやタスクが記載されたファイルなどをンラインストレージサービス上で一元管理できます。

個々のパソコンでデータ保存すると、探す手間や抜け漏れの原因にもなります。一元管理をしておくことで、整理して保存しておけます。

自動的にバックアップ

オンラインストレージサービスの多くは、ファイルを更新するごとにその履歴も保存してくれます。

うっかりミスで削除してしまったときや1つ前の状態に戻したいときも自動的にバックアップしてくれているので安心ですね。

※ただし、自動バックアップ機能がないサービスもありますので事前にご確認ください。

オンラインストレージサービス4選

それでは無料で利用できるオンラインストレージサービスをご紹介します。

Googleドライブ

Google ドライブ - 写真やドキュメントなど、ファイルのクラウド ストレージとバックアップ

出典:https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

Googleが提供しているサービスです。無料プランの場合は15GB まで利用できます。大容量を無料で利用できます。

Dropbox

Dropbox

出典:https://www.dropbox.com/

個人向け無料プランでは2GBまで利用できます。人を招待することで500MBずつ利用できる容量が増えていきます。

Box

コンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーションのためのセキュアなプラットフォーム Box

出典:https://www.box.com/ja-jp/home

個人ユーザーの場合は10GBまで無料で利用できます。

OneDrive

Microsoft OneDrive

出典:https://onedrive.live.com/about/ja-jp/

Microsoft Officeが提供しているオンラインストレージです。5GBまで無料で利用できます。

●まとめ

メールの添付ファイルの容量の問題だけでなく、資料を一元管理するという意味においても、オンラインストレージサービスは活用していけます。

ぜひチェックしてみてくださいね。

 

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