ExcelにはないGoogleスプレッドシートの活用術

Googleスプレッドシート活用術

以前まで、表計算ソフトといえばExcel(エクセル)でした。しかし、今はGoogleが提供するスプレッドシートの利用する企業が増えてきました。

今日はエクセルを利用している方に向け、Googleスプレッドシートとは何か?エクセルとの違い。便利な機能をご紹介します。

●Googleスプレッドシートとは?

GoogleスプレッドシートはGoogleアカウントさえ作れば、無料で利用できる表計算ツールです。

クラウドサービスのため、ソフトをインストールすることなく、ブラウザで使うことができます。

iOS/Androidのスマホアプリも用意されているため、パソコンがなくてもスマホからでも操作できます。

Microsoftがエクセル以外にも、パワーポイントやワードを提供しているように、Googleも同様に、Googleスライド(パワーポイント)やGoogleドキュメント(ワード)が用意されています。

いずれもGoogleアカウントがあれば無料で利用できます。詳しくはエクセル、パワーポイントの代わりに。Googleの無料ツールを紹介をご覧ください。

●エクセルとの違い

「エクセルとの違い」の前に、Googleスプレッドシートは、エクセルで使える関数はほぼ使うことができます。

使い勝手もエクセルに非常に近く、エクセルを使っている方であれば、スムーズに移行することができます。

それではエクセルとの違いについてです。

  • パソコンへのインストールが不要。ブラウザ上で利用できます。
  • Googleアカウントを作れば無料で利用できます。
  • 操作中に保存ボタンを押さなくても自動で保存されます。保存をし忘れ、入力し直しが防げます。
  • すべてクラウド上に保存されるため、パソコンの容量を圧迫しません。
  • クラウド上で履歴管理してくれる。同じようなファイル名の乱立を防げます。
  • 複数アカウントで同時に同じファイルを編集できます。
  • スマホからでも編集できます。

Googleスプレッドシートが登場したことで、エクセル時代の「ソフトのバージョンアップごとにお金がかかる」「保存し忘れたままファイルを閉じてしまった」「同じような名前のファイルが乱立してどれが最新版かわからない」などの問題が一気に解消しました。

●Googleスプレッドシートの便利な機能

先ほどのエクセルとの違いの中でも、Googleスプレッドシートの利便性を感じることができたかと思いますが、ここでは具体的な機能についてお伝えします。

自動保存

先ほどのエクセルとの違いの中にも記載しましたが、Googleスプレッドシートは保存ボタンを押さなくても、自動で保存してくれるため便利です。

特に突然パソコンの調子が悪くなりファイルが閉じてしまうことや画面が固まってしまうことってありませんか?

そんなとき、この自動保存が助けてくれます。再度ファイルを開き直したとき、最新の状態が残っているからです。

変更履歴の確認と戻し

Googleスプレッドシートの変更履歴

変更履歴の確認と、過去のバージョンへ戻すことができます。誤ってデータを削除してしまったり、突然パソコンの調子が悪くなり閉じてしまっても、いつでも変更履歴から復元できます。しかも自動でしてくれているので安心ですね。

セルごとに編集履歴の確認

セルごとの変更履歴の確認

ファイルだけでなく、セル単位にも編集履歴を確認できます。ひとつ前にどんなことを書いていたかうっかり消してしまっても大丈夫です。

セルごとにコメント入力

セルごとにコメントを入力

セル自体への入力とは別に、セルごとにコメントを書くことができます。特に複数人でやり取りするときに便利ですね。

セル内にグラフを作成

ミニグラフを簡単に作成

出典:Google ドキュメントエディタヘルプ

SPARKLINEという関数を使うと、セル内に折れ線グラフや棒グラフなどを簡単に作成できます。

グラフの種類や関数の使い方は、こちらのGoogleドキュメントエディタヘルプに詳しく記載があるのでチェックしてみてくださいね。

エクセルに変換できる

エクセルに変換できる

そもそもではありますが、Googleスプレッドシートはエクセルに変換できます。

場合によってはエクセルの方が都合が良いときもこの機能によって対応できます。

●まとめ

Googleスプレッドシートいかがでしたか。ずいぶん便利ですよね。

Googleスプレッドシートが登場したばかりの頃は、正直エクセルに比べると使い勝手もイマイチでした。

しかし、その後Googleスプレッドシートはどんどん進化しました。

2020年現在においてはエクセルに比べても遜色ありません。Googleスプレッドシートの方が使いやすいという人もいるくらいです。

まだエクセルしか使ったことがない方は、Googleアカウントがあれば無料で使えますので、一度試してみても良いかもしれませんね。

 

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