エクセルを使って予約管理をしている方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、エクセルは本来、表計算ソフトです。
確かにエクセルの汎用性の高さから予約表を作ることもできますが、予約管理としては注意すべき点があるのも事実です。
今回はエクセルでの予約管理する場合に、注意すべき3つのポイントをみていきましょう。
●1．情報の整理が難しい
エクセルで作った予約表の場合、管理できるのはあくまで「いつ、誰」の部分だけになってしまう場合が多いでしょう。
「いつ、誰」に付随する情報、具体的には、新規なのかリピーターなのか、そもそもどんな人なのか、メニュー内容や、これまでの履歴、顧客単価や累計売上など、これらの情報の管理がエクセルだと難しいでしょう。
仮にこれらの情報も一緒にエクセル予約表の中で管理するとしても、それはもはや「表」の体裁とはなっておらず、今度は予約表として見にくいものになってしまいます。
他のツールを使うという手もありますが、予約はエクセル、付随する情報は他のツールとなり、情報がバラバラになります。
つまり、情報収集や整理に多くの時間を費やすことになります。
●2．予約表の作成と維持に、労力と時間がかかる
エクセルでも予約カレンダーはつくれます。しかし、その作成には労力と時間をかけることになるでしょう。
インターネット上に予約表のテンプレートはありますが、あなた固有のカスタマイズや書式設定が必要になり、多少なりともカスタマイズする必要があり、準備に時間を要します。
手作業にはミスもつきものなのです。
●3．データの蓄積がエクセルは不得意
エクセルは本来表計算ソフトのため、データの蓄積には適していません。
必要なデータを瞬時に引き出すのに向いていません。
ある条件に合致するデータ取得も同様に苦手です。
また、月日の経過とともにデータ量は必ず増加するものです。情報量が多くなるほど、重たいファイルと化し操作性が悪くなります。
●まとめ
誤解していただきたくないのは、言うまでもなくエクセルは優れたソフトウェアです。
その汎用性の高さから、予約管理のためのツールとしても利用しようと思えばできてしまうのです。
一方で、予約表としてのエクセルは、そのポテンシャルを発揮している使い方とはいえません。
エクセルの本来は表計算ソフトであり、決して予約管理表ではないからです。
エクセルを予約表として利用する際には注意してくださいね。
